Возврат товара

При возврате товара необходимо руководствоваться нижеследующим регламентом по браку. (На самовывоз продукции действие настоящего положения распространяется только в части скрытого брака).

1. Поступление претензии от Покупателя к менеджеру отдела продаж.

Согласно базовому договору продаж претензии по поставленному товару могут быть предъявлены ПОКУПАТЕЛЕМ:

• по количеству в течение 2 (Двух) рабочих,
• по дефектам, которые можно обнаружить путем обычной проверки визуальным способом, не позднее 25 (Двадцати пяти) дней,
• по дефектам, обнаружение которых обычным способом невозможно (скрытый дефект), не позднее 45 (Сорока пяти) дней с момента получения Товара грузополучателем.

По истечении вышеуказанных сроков претензии Поставщиком не принимаются.

1.1. При поступлении любой претензии, касающейся количества или качества отгруженного товара, менеджер отдела продаж обязан уточнить следующие сведения:

• наименование и местонахождение организации грузополучателя;
• номер и дату договора поставки с покупателем;
• номер и дата товарно-транспортной накладной;
• номер автотранспортного средства либо номер железнодорожного вагона;
• ФИО водителя (при доставке автотранспортом);
• точное описание сути претензии, которое должно быть отражено в акте приемки продукции по утвержденной форме;

1.2. Получить от покупателя полный пакет документов.

Перечень документов, на основании которых рассматриваются претензии покупателя:

• претензионное письмо на имя руководителя ОАО «Русбумторг» (см п.3.1).

В случае поступления претензии по телефону запросить письменное подтверждение по электронной почте. Претензионное письмо должно быть заверено подписью уполномоченных лиц и печатью организации Покупателя.

• оригинал акта приемки продукции по согласованной форме (см.п.3.2);
• фотографии дефектной продукции (лучше цифровые по электронной почте) (см.п. 3.3);
• образцы бумаги, подтверждающие заявленный дефект;
• копии товаросопроводительных документов: ж/д накладная, ТТН, отвес;
• копии доверенностей лиц, участвующих в приемке продукции и подписавших акт;
• заключение по результатам анализа отобранных образцов (если имеется).

1.3. На основании полученных сведений менеджер обязан заполнить, зарегистрировать внутренний документ учета – «Заявка на возврат брака/пересортицы» (см. Приложение 1) и передать его вместе с полным пакетом документов для дальнейшей работы:

• в случае производственного брака и при транспортировке ж/д - в отдел закупок;
• в случае механических повреждений/подмочки при транспортировке а/т или контейнером - в отдел логистики.

1.4. Незамедлительно, не дожидаясь получения письменного подтверждения, сообщить суть претензии непосредственному начальнику (начальнику отдела), начальнику отдела закупок и менеджерам отдела логистики для принятия мер к извещению представителей грузоперевозчика (экспедитора) и (или) поставщика-производителя.

2. Порядок урегулирования претензии

2.1. В зависимости от существа претензии начальник отдела принимает решение о направлении представителя ОАО «Русбумторг» для участия в приемке продукции.

2.2. При направлении представителя ОАО «Русбумторг» для участия в приемке он обязан:

• иметь при себе доверенность на право участия в приемки продукции;
• самостоятельно ознакомиться с состоянием продукции, являющейся предметом претензии. Особое внимание уделяется состоянию транспортного средства, условиям разгрузки и хранения продукции на складе получателя;
• принять участие в составлении Акта по выявленным недостаткам. При несогласии с данными, указанными в Акте, в обязательном порядке отразить это в Акте.

При участии представителя ОАО «Русбумторг» в подписании акта особое внимание обращается на:

• соответствие данных, указанных в Акте, фактическому состоянию груза;
• подтверждение полномочий на подписание Акта у лиц, участвующих в приемке (копии доверенностей лиц, участвующих в приемки прилагаются к экземпляру Акта ОАО «Русбумторг»).

2.3. При принятии решения о ненаправлении представителя для участия в приемке исполнитель обязан в установленные договором сроки потребовать от получателя представления полного пакета надлежащим образом оформленных документов согласно перечню (см. п.1.2.) и участия в составлении акта незаинтересованной стороны или независимого эксперта.

2.4. ПОСТАВЩИК вправе отказать в удовлетворении претензий ПОКУПАТЕЛЯ по количеству и качеству Товара в следующих случаях:

2.4.1. При отсутствии документов, подтверждающих обоснованность претензии или при их неправильном оформлении;

2.4.2. При несоблюдении сроков, установленных настоящим Договором, для предъявления претензий по количеству и качеству Товара;

2.4.3. Если Товар, в отношении которого предъявляются претензии, переработан или любым образом использован, либо продан ПОКУПАТЕЛЕМ без согласования с ПОСТАВЩИКОМ;

2.4.4. Если отклонения количества и качества Товара не превышают допустимых отклонений, заявленных производителем в технических характеристиках на Товар.

2.4.5. Если в процессе хранения или переработки нарушены климатические условия.

3. Требования к документальному оформлению.

3.1. Претензионное письмо на имя руководителя ОАО «Русбумторг» составляется с указанием сути проблемы, вида доставки, намерений относительно данной продукции, калькуляции суммы убытков. В случае предъявления Покупателем претензии о возмещении понесенных им дополнительных расходов, связанных с поступившей дефектной продукцией, ее рассмотрение производится только на основании подтверждающих расходы документов (акты выполненных работ третьих лиц, ТТН на перевозку, ж/д накладные о переадресации и т.д.). Претензионное письмо должно иметь печать и подписи руководства Покупателя.

3.2. Акт приемки продукции по согласованной форме.

Акт приемки по количеству и качеству Товара должен отражать все недостатки, с указанием наименования полученного товара, номера и даты отгрузочных документов, количества дефектной продукции, номеров рулонов, паллет и иных показателей, позволяющих идентифицировать забракованный Товар, характер дефекта и причины его возникновения. Акт приемки продукции должен быть оформлен с участием незаинтересованной стороны. Может быть представлен акт экспертизы торгово-промышленной палаты или коммерческий акт ж/д;

При автотранспортных перевозках подпись водителя (экспедитора) на акте с подтверждением брака (недостачи, пересортицы) строго обязательна.

3.3 Фотографии дефектной продукции.

Фотографии продукции должны позволять точно установить наличие и степень дефекта.

При предъявлении претензий, касающихся повреждений при транспортировке (завал, бой, подмочка продукции в вагоне, а/м или контейнере), фотографии должны быть сделаны в транспортном средстве (до разгрузки).

При предъявлении претензий, касающихся несоответствия веса, должны быть приложены фотографии этикеток на амбалаже.

3.4 Дополнительные требования.

При заводском браке отделом закупок могут быть востребованы дополнительные сведения в соответствии с требованиями конкретного поставщика.

Весь Товар, на который выставлена претензия, и сопроводительные документы должны быть сохранены ПОКУПАТЕЛЕМ до установления факта и причин брака.

При наличии спора о факте и причинах брака производится технологическая экспертиза с участием или силами специализированной организации. Если в результате экспертизы будет установлено, что брак вызван причинами, возникшими до момента передачи Товара ПОКУПАТЕЛЮ, ПОСТАВЩИК обязан возместить ПОКУПАТЕЛЮ расходы по проведению экспертизы.